Вопрос по бизнес-визе для консультанта (внештатного сотрудника)

Здравствуйте.
Планируем поездку на выставку (контракт на участие подписан, есть приглашение от организатора выставки) в мае этого года. Едем я и исполнительный директор компании, с которой я работаю на условиях фриланса (консультации по вопросам маркетинговой и PR-стратегии). У меня есть ИП. Платит за поездку компания. Как правильнее оформить документы? Нужно ли спонсорское письмо от имени компании? Нужны ли мне справки/выписки со счета?

Спасибо!