Вопрос по визе и заказу тура для нескольких человек

Добрый день!
Мы с моим братом планируем поездку на 3-4 дня в Финляндию зимой.
Но тут возникла спорная ситуация.
Дело в том, что я и мой ребенок прописаны в СПб (получение визы в финку для нас дело по сути легкое), а вот мой брат, его девушка и сын прописаны в Сибири (г. Омск). Мы хотим брать именно тур и на поезде (т.к. в автобусе боюсь детки не выдержат дороги) через туристическое агенство или тур-фирму.
Насколько мне известно, тур-фирмы делают сами визы для клиентов. Так вот, если я здесь (в СПб) буду заказывать тур, то и документы я отдаю получается здесь), но как же быть с братом и его девушкой? Им брать в своем городе отдельный тур??? Но тогда может получится что у нас будут разные гостиницы и время отправления тоже у нас будут отличаться... Или возможно сейчас подать заявления на визы для всех нас через тур-фирму, а как только они приедут за два - три дня до отъезда принесут свои паспорта...?
Может кто сталкивался с такой проблемой?

Мы предположили еще вариант найти тур-фирму которая есть и у них и у нас в городе, чтобы оформить один тур, но визу им бы сделали там, так такую фирму найти бы еще, пока ни одной найти не могу.