Посоветуйте, как правильно принимать претензию от туристов.

Здравствуйте Уважаемые.
Пожалуйста подскажите, посоветуйте, как правильно принимать претензию от туристов.
Видно и мне настала пора получить этот скорбный опыт.
С Уважением Михаил.

В нашем договоре это прописано так:
5.1. В случае возникновения претензий по качеству обслуживания на территории страны пребывания, Заказчик обязан предъявить Претензию в письменном виде представителю принимающей фирмы, с целью разрешить конфликт. Претензия должна быть подписана представителем принимающей стороны с указанием причины, по которой невозможно устранить конфликт на месте. Претензии принимаются в течение 20 дней с момента окончания тура и рассматриваются 10 дней с момента получения.

Подобное условие можно встретить В большинстве договоров с ТО.
Например, если вы застрахуете гражданскую ответственность, то страховая компания, также потребует от вас подписанную на месте претензию туриста.
По поводу страхования гр. отв. Лимит ответственности 3000 USD вам обойдется около 60 USD. После наступления страхового случая вы можете пополнить эту сумму до 3000 USD, заплатив те же 60 USD или больше, в зависимости от суммы лимита, кот. вы хотите получить..
Т.е., если вина ваша и никто кроме вас ответственности не несет, то возмещать ущерб будет страховая компания в пределах страхового лимита. Выглядит все очень удобно..

PS На себе это проверить еще не приходилось..., к счастью ..

Клиент соответственно у Вас оставляет оригинал, ему отдаете копию претензии. На 2-х экземплярах ставете отметку, кто принял, дату и время.
Претензия принимается в течении 20 дней со дня возвращения туриста из поездки, а ответ на нее дается в течении 10 дней.

А какова вообще причина претензии???
Может реально без нее обойтись, решить так сказать, полюбовно?

Спасибо всем за помощь.
Претензии ещё нет, но вероятность её подачи велика.
Я боюсь меня не все правильно поняли, многие аспекты, я знал, точнее те которые описаны во всех договорах о предоставлении туруслуг.
Меня интересует вот что:
Когда принимаешь претензию, стоит ли вписывать примечание, например:
Турист пишет:" мне пообещали в турагентстве что будет под окном вертолёт, а его небыло" и я ставлю свою подпись при приёме претензии. Не будет ли подпись под претензией являться косвенным признанием обещенного со слов туриста? Так как я понял, если турагентство пообещало, то чего небыло, то оно и несёт ответственность за суть претензии, а по другим вопросам несёт ответственность ТО.
Стоит ли вписывать в претензию пояснения, например: " с высказыванием по предоставлению верталёта, несогласен", а только потом дата и подпись?
Я незнаю какие у Клиента претензии, (может он и непридёт вообще, может он просто был пьян) но хочется всё продумать на несколько ходов вперёд.